Az automatizálásnak köszönhetően nem csak az adminisztrációs terheket csökkentheted. Minden bizonylatot és dokumentumot ugyan olyan minőségben állíthatsz ki minden nap, valós időben exportálhatsz szinte bármilyen adatot, mindig képben leszel az ügyfelekkel és az üzleti folyamatokkal és még az ügyfélelégedettséget is növelheted pár trükkös megoldással.
1. Automatizált árajánlatkészítő
Az automatizálás tagadhatatlan előnye, hogy mindig ugyanolyan minőségben adhatja ki az értékesítő az ajánlatot, nem veszít időt sem a termék, sem az ügyfél keresésével, nem kell bonyolult exceleket vezetnie azért, hogy tudja, az előző megrendeléseknél milyen speciális kívánságai voltak az ügyfélnek. Az automatizált árajánlatkészítő sablon használata kényelmes és egyszerű. Az ügyfél, termék és szolgáltatástörzsbe felvitt adatokkal dolgozik (terméknél például ilyen az ár, a mennyiség, a készlet infó, ügyfélnél az adószám, a telephely címek, a kedvezmények mértéke, szolgáltatásnál például a külső, belső munkavégzés) a felhasználónak mindössze annyi dolga van, hogy bekattingassa azokat az intelligens keresőből. Ajánlott bejegyzés a témában:
2. Számlák automatikus kezelése
Az automatizált folyamatok használatának másik nagy előnye, hogy használatukkal nagymértékben csökkenthetők az adminisztrációs terhek. Számlázz.hu #profi fiókkal regisztrált felhasználók a bejövő számláikat automatikus átemelhetik az Innonestbe. Mivel a számlák automatikusan érkeznek, nem kell mindent kézzel rögzíteni, így a pénzügyek kezelésének adminisztrációs ideje jelentősen csökken. Nem beszélve arról, hogy mivel mindent egy helyen, kategorizáltan kezelhetünk, azonnal megtaláljuk a keresett bizonylatokat. Ajánlott bejegyzés a témában:
3. Globális adatkezelés
Mivel az online ügyviteli rendszer kulcsa az automatizálás, magától értetődő, hogy minden adatot és információt csak egyszer kell feltölteni, a rendszer megjegyzi és tárolja az adatokat. Minden ott van egy minden lépést figyelő, visszakereshető és nyomonkövethető egységben. Ha például valamit pótlásban kér egy ügyfél, nem kell keresgélni és kinyomozni az ügyet, elég csak megnézni az ügyféltörténetet és egy kattintással újraküldhető a pótolni kívánt dolog. Minden ügyfél minden adatát, minden dokumentumot és eseményt egy átlátható, logikus rendszerben kezelhetjük. Ajánlott bejegyzés az ügyviteli rendszer sajátosságairól:
4. Automatizált készletkezelés
Az automatizált szoftverek előnyei között szerepel, hogy általuk képesek vagyunk egy művelettel egyszerre akár több munkafolyamatot is kezelni. Tény, hogy az okosan végzett adatkezeléssel és adatrögzítéssel sok időt meg lehet spórolni, de lényeg itt sokkal inkább a folyamatkezelésen, az úgynevezett multitaskingon van. Vonlakódolvasó eszközök használatával már a raktárban sétálva begyűjthetjük azokat a termékeket, amiket két kattintással később küldhetünk is az ügyfélnek árajánlatban, munkalapon vagy beszerzési megrendelőn, de akár számlázhatjuk is, helyből. Egy gombnyomással (itt csippantás) rögzíthetők a termékek minden fontos adatukkal együtt, ezután pedig többféle lehetőség nyílik az adatok kezelésére. Ajánlott bejegyzés némi piaci kitekintővel:
5. Kimutatások
Az automatizálásnak köszönhetően azonnali, élő kimutatásokat kaphatunk minden a rendszerben történt adatról vagy eseményről. Amellett, hogy egyedi igények szerint készíthetünk kimutatást az időszakos költségekről, (legyen szó készpénzes vagy utalásos fizetésről, különböző devizanemű tranzakciókról, stb.) a rendszerbe épített exportvarázslónak köszönhetően lekérdezhetjük az egyes projektekkel kapcsolatos bármilyen időszakos adatokat (például a munkaórákat (munkalapok alapján)), de kérhetünk jelentést a kijelölt ticketekről, és akár arról is, hogy például egy adott szolgáltatást mikor kinek hányszor adtunk el.
5+1. Ügyfélre szabott automatizált üzenetek, innovatív levelezés
Okostagekkel ellátott, automatikus, mégis személyre szóló üzenetet küldhetünk az ügyfeleknek a rendszerből kiállított dokumentumokkal. Nem kell minden egyes ügyfélnek külön levelet írni akkor, ha az olyan ügyviteli szoftverben dolgozunk, ami okos tageeket használ. Ezekkel szabható személyre a szövegtörzs. Ha például egy autószerelő műhely esedékes vizsgaértesítőt szeretne küldeni az 20 ügyfélnek, csak annyit kell tennie, hogy az egyetlen egyszer megszerkesztett levélben használja a következő tagek közül a számra relevánsakat. [gepjarmu_rendszam], [gepjarmu_evjarat], [gepjarmu_marka], [gepjarmu_model], [gepjarmu_tipusjel], [gepjarmu_km_allas], [gepjarmu_motorszam], [gepjarmu_alvazszam]. Az e-mail címmel párosított ügyféladatokat az Innonest automatikusan behelyettesíti az ügyfél járművének adataival. Természetesen általános okostageket is használhatunk minden dokumentumhoz.
