Ügyfelünk hamar felismerte, hogy szükséges egy átláthatóságot segítő online rendszer használata ahhoz, hogy igazán hatékonyan kezelhesse üzleti folyamatait. A Shopguard Hungary Kft. ügyvezetője az elmúlt húsz évben három rendszert is kipróbált, mire ár-érték arányban és a használhatósági szempontokat figyelembe véve az Innonest mellett döntött.
A Shopguard Hungary Kft. a jelenlegi formájában 2020-ban indult, de már 30 éve foglalkoznak elektronikus áruvédelmi és ehhez nem feltétlenül szorosan kapcsolódó retail megoldásokkal. Vevő-analitika, kasszahívó rendszer, interaktív bolti szoftverek, áruvédelmi kapuk telepítését végzik Magyarországon. A jelenleg 14 főállású munkatárssal dolgozó cég több száz kiskereskedelmi üzletet szerel fel biztonsági rendszereivel. Az Innonestet három éve használják.
“Mindennap arra törekszünk, hogy ügyfeleink igényét maradéktalanul kiszolgáljuk és vállalásainknak eleget tegyünk. Ez talán egyszerűen hangzik, de ahhoz, hogy ez meg is valósuljon, komplex céges folyamatoknak kell összehangoltan működniük” – kezdi a beszélgetést Mautner Miklós, aki hozzáteszi, hogy a hatékony működéshez a megfelelően kiválasztott ügyviteli szoftver is nagymértékben hozzájárul. “Mára minden belföldi szerviztevékenységet és az áruforgalmat érintő feladatokat is az Innonestben intézzük” – emeli ki az ügyvezető.
A cég 2020-as indulását megelőzően már tudták, hogy online ügyviteli szoftverrel támogatják meg az üzleti folyamatokat. “Nem voltunk elveszve, pontos elképzeléseink voltak azzal kapcsolatban, hogy milyen rendszert keresünk” – mondja Mautner.
A szoftverrel kapcsolatban két fő szempontot fogalmaztak meg: A lehető legpontosabban fedje le a cég tevékenységi körét, és ne legyenek egyszeri horribilis költségei.
“Az Innonest előtt használtunk más hasonló rendszereket is, de azok számunkra sok felesleges tudással rendelkeztek. Egy letisztult célszoftvert kerestünk, a Shopguard Hungaryhez végül az Innonest tűnt optimális választásnak.”
A cég az Innonest miniÜgyvitel csomagját használja, a program összes funkciója a munkatársaik rendelkezésére áll. Mára összehangoltan kezelik készleteket, szerviztevékenységet és a megrendelések feldolgozását. “Ketten egész nap, négy értékesítőnk átlagosan 1-4 órát, a szervizesek pedig alkalmanként, javarészt a munkalapokon dolgoznak az Innonestben”- sorolja a cégvezető.
"Minden részletét ismerem a rendszernek, és úgy látom, hogy a munkatársak is nagy biztonsággal dolgoznak azokban a modulokban, amikhez hozzáférést kaptak."
Folyamatkezelés
Az ügyféligények (szerviz vagy árurendelés) az esetek nagy részében email-ben vagy telefonon érkeznek a céghez, ezeket „forgatják” be az Innonest megfelelő moduljába.
„A berögzített megrendeléseket az erre jogosult kollégák napi szinten figyelik, szállítólevelet készítenek, majd átadják a logisztikai részleghez, ahol előkészítik a azokat csomagolásra és szállításra. Ezt követően a megrendelés státuszát megváltoztatjuk a szállítás módjának megfelelően. A kiszállítást, átadás-átvételt követően az aláírt szállítólevél alapján ismét változik a megrendelés státusza, amit ezt követően már a pénzügy dolgoz fel, számlázásra kerül a termék.”
Szervizigény a megrendelésekhez hasonlóan e-mailben, telefonon, vagy az ügyfél hibabejelentő rendszerén keresztül érkezik a Shopguardhoz. „A szervizigény munkalapon kerül a rendszerbe, ezt a szerviz koordináció tervezi be a technikusok heti, illetve napirendrendjébe. Szervizeléskor felvezetjük a munkalapra a munkaórát, a felhasznált alkatrészeket és szolgáltatásokat. Az elvégzett munka után a munkalapot feldolgozzuk, majd továbbítjuk a pénzügy felé számlázásra – vázolja a szervizigények kezelését Mautner.
"A rendszer egyik előnye, hogy a munkalap mindenkori státusza alapján pontosan tudjuk, hogy hol tart a szervizelés folyamata, mikor melyik terület foglalkozik a feladattal egészen annak lezárásáig."
A Shopguard Hungary Kft.-t innovatív megoldásai, piacképes termékei és átgondolt üzleti döntései tették a hazai piac egyik meghatározó szereplőjévé. Tulajdonosa, Mautner Miklós három szempontot tanácsol ügyviteli rendszer bevezetéséhez:
- Olyan rendszert válassz, ami a vállalkozás igényeit leginkább kiszolgálja!
- Gondold át alaposan hogyan és mire használod majd!
- Nem mindig a legdrágább a legjobb! Bizonyos esetekben felesleges pénzkidobás egy magas költségű és bonyolult rendszert használni.
