A BConsulting Kft-ről beszélhetünk úgy, mint az egyik kiemelt partnerünkről, de akár úgy is mint a digitális átalakulás úttörőjéről, elsőszámú követendő példájáról. A vállalkozás az egyik legkreatívabb szereplője a magyar biztonságtechnikai piacnak. Innovációs képességük követendő példa, 1982 óta vannak jelen az üzleti életben, átívelve korszakokon és rendszereken.
Legfrissebb esettanulmányunkban bebizonyítjuk, egy közel negyven éves középvállalat bonyolult és elavult rendszerét is újra lehet szabni, hogy igenis van mód az adminisztráció ésszerű egyszerűsítésére úgy, hogy közben nem kell hatalmas összegeket és humánerőforrást beletenni a folyamatba.
Gyártófüggetlenül terveznek, építenek és üzemeltetnek biztonsáhtechnikai rendszereket, legyen szó beléptető, munkaidő nyilvántartó, videó megfigyelő, behatolásjelző, akár integrált épületfelügyeleti rendszerekről.
“Cégünkre leginkább jellemző, hogy azokat megoldásokat és lehetőségeket keressük, ahol a feladat mérnöki kihívást jelent, és ahol hozzáadott értéket tudunk a projektbe tenni” – kezdte a beszélgetést Marlok Solt, a 37 fős vállalat stratégiai igazgatója, aki szerint a folyamatos fejlődés nélkülözhetetlen, egy cég csak úgy maradhat versenyképes, ha nyitott az új megközelítésekre és eszközökre.
A vállalaton belüli feladatmegosztás – munkaszervezési gyakorlatuk szerint – tükrözi a vállalt projektek részfeladatait, így a mindennapokban meg kell teremteniük az összehangolt együttműködést a részfeladatokat végző csoportok között. A projektvezetők, tervezők, telepítők, egymásra épülő munkafolyamatai végeztével, a szervizes csapatuk veszi át az új biztonságtechnikai rendszert és kezdi meg az üzemeltetését. A részfeladatokat végző divíziók közötti információáramlás szervezése, és az ügyfélkommunikáció egymást segítő és kiegészítő megteremtése nagy kihívást jelent a sikeres projektátadásig.
Adminisztrációs időhurokba kerülve
A vállalat korábban több különálló rendszert használt, külön számlázót, raktárkezelőt, kintlévőség kezelőt, iktatót, projekt kezelőt, szerződés nyilvántartót, de ezek nem tűntek megfelelő megoldásnak, hiszen a különálló termékek egy idő után csak fokozták az időráfordítást és az adminisztrációs hibalehetőségeket. Mindezt tetézték a szervizes csapat által használt papír alapú munkalap tömegek kezelése.
“Tény, hogy a feladatkiosztások, valamint a napi elvégzett feladatok dokumentálása nélkülözhetetlen és rengeteg időt emészt fel. Nagyobb projektjeink kivitelezése akár több évet is igénybe vehet, ami alatt jellemzően több száz vagy több ezer terméket használunk fel. Elképzelhető, hogy a termékek nyomon követése, a garanciális idők nyilvántartása és a telepítési intervallumokhoz rendelése mennyi energiánkat emésztette fel” - fogalmazza meg az egyik fő problémát Marlok, majd hozzáteszi, hogy hiába próbálták rendszerben tartani az egyes feladatokat, sokáig nem találtak megfelelő megoldást az adminisztrációra fordított idő csökkentésére.
“A szervizes kollégáink korábban évekig papír alapú munkalapot töltöttek ki a karbantartási feladatatok dokumentálására. Mivel a munkatársaink terepen dolgoznak, előfordult, hogy a munkalapokat csak 1-2 hét késéssel együtt adták le a kollégáknak feldolgozásra, így nem volt azonnali információnk a területről. Sok volt az elkeveredett, leöntött, elszakadt munkalap is.” – emelte ki a stratégiai igazgató, akinek lassan elege lett abból, hogy a területeik szerviz történetének összeállítása is bonyolította az adminisztrációt. Hatalmas emberi erőforrás áldozatot követelt a cégtől, amin változtatni kellett.
Felismerés és kiválasztás
Ahogy nőtt a cég, úgy szaporodtak a feladatok, egyre több időt vitt el az adminisztráció, és egyre nehezebb volt fejben tartani a projekteket és a kiadott feladatokat. Ekkor jött a felismerés, hogy ha a részfeladatokra vezetett nyilvántartások kommunikálni tudnának egymással, jelentősen több időt spórolhatnának meg maguknak. Kerestek egy rendszert, ami kielégítheti komplex igényeiket.
“Egy olyan megoldást kerestünk, ami a folyamatainkat le tudja fedni, és a már meglévő alrendszereket egybe tudja fogni. Olyan rendszert kerestünk, ahol a funkciók többféle eszközön is elérhetőek, mivel kollégáink sokszor nem csak irodában, hanem területen is dolgoznak. Kiemelt szempont volt még, hogy egyszerre többen is tudják kezelni a projekteket, és ráláthassanak egymás munkafolyamataira is. Az tudtam, hogy felhős rendszert keresek és olyan megoldást, ami a gyors és egyszerű bevezetés mellett a legnagyobb mértékben a mi folyamatainkra szabható.” – sorolta a konkrét elvárásokat a stratégiai igazgató.
Sokan árulnak keveset
Marlok elárulta, hogy a keresési folyamatban az lepte meg leginkább, hogy bár sok megoldás van a piacon, szinte mindenki egy megoldásra vagy funkcióra fókuszál, és viszonylag kevés olyan cég van, akinek a rendszere átlátható, és bevezetési segítség nélkül önállóan is, akár azonnal használható.
“Az Innonestre ajánlás alapján találtam rá, és végül erre is esett a választásom, első körben a rugalmassága és a funkcionalitása miatt. Az alapfolyamatainkat teljes egészében le tudta kezelni az Innonest, a hiányzó dolgokat (pénzügy – Quick.app) pedig a Számlázz.hu PARK-ban találtam meg. Miután az alap funkciókat végig próbáltam, felhívtam a megadott helpdesk számot, és ott is nagyon közvetlen, segítőkész kollégával találkoztam. Fontos volt, hogy egy olyan termék mellett tegyük le a voksunkat, ami mögött elérhető, rugalmas, hozzánk hasonlóan innovatív gondolkodású csapat található.”
“Az Innonestben a leggyakrabban a számlázást, a költségek és munkalapok kezelését, az árajánlat adást, a feladatok kiosztását és a dokumentumiktatást használjuk, de már folyamatban van a teljes raktárunk implementálása, a cikkszámok feltöltése, valamint a belső munkaóra elszámolás felvitele is. Amint ezek is megtörténtek, nekilátunk a diszpécser szolgálatot is bevonni, és a ticketek kezelését is áttesszük a rendszerbe. Az Innonestben jelenleg 23 felhasználóval dolgozunk egyszerre, de ahogy a teljes funkcionalitást sikerül áthozni, és mindenre kiterjeszteni, akkor a teljes cég, és a projektjeinkben részt vevő külsősöket is bevonjuk majd, így a tervezett létszám 40-50 fő környékén lesz. “
Rugalmasság és felhő biztosította egyszerűség
Öt-hat évvel ezelőtt még minden papír alapon ment a cégnél, az iktatás, a szerződések nyilvántartása, az összes dokumentáció papír alapú volt. Következő lépésként a nagyobb sorszámot tartalmazó adatokat excelbe vitték át, így már egyszerűbb lett a keresés és a nyomonkövetés. Pár év alatt ezt a megoldást is kinőtték, ekkor bevezettek egy telepített számlázó, készletkezelő és projekt kezelő programot, ami egy darabig jól működött, majd a frissítések kezelése, az új belépő kollégáknak való telepítés, valamint az akkor választott rendszer korlátoltsága miatt új megoldást kellett keresniük. Ekkor álltak át, lassan egy éve az Innonestre.
“Ha jön egy megkeresés, azt már az Innonestbe rögzítjük. Innen adjuk ki az ajánlatot, és kezeljük az esetleges módosításokat. Amennyiben megrendelésre kerül az ajánlat, már ebből generáljuk a projektet, ehhez a projekthez vételezzük be az anyagokat, és rendeljük a költségeket. A beérkező dokumentumokat (szerződések, stb) is már a projekthez és az ügyfélhez rendeljük. A telepítés során a kivonulásokról a kollégák az Innonestben írják a munkalapokat, majd a projekt végén innen adjuk ki a teljesítési igazolást, és számlázzuk is a projektet. Amennyiben ehhez az ügyfélhez ezt követően karbantartási szerződést is kötünk, akkor azt már eleve ehhez az ügyfélhez rögzítjük, így a szervizes kollégák látják az előzményeket. Így az ügyfél minden adata egy helyen, visszakövethetően, személyhez rendelve elérhető. – összegzi az Innonest lényegét Marlok.
A stratégiai igazgató szerint az automatizált folyamatok egyik előnye, hogy használatukkal nagymértékben csökkenthetők az adminisztrációs terhek, például mivel a számláik automatikusan megérkeznek a NAV és a Számlázz.hu rendszeréből, nem kell mindent kézzel rögzíteniük. A pénzügyes adminisztrációs idejük is jelentősen csökkent, és könnyebben találják meg a bizonylataikat, hiszen minden egy helyen van, kategorizáltan.
"Az egyik legfontosabb, és nélkülözhetetlen előnye a rendszernek azonban az, hogy a kollégák akik már használják, nagyon szeretik, mert könnyebben tudnak együtt dolgozni, és kevesebb munkával tudnak egymáshoz kapcsolódó dokumentumokat kezelni."
Marlok Solt szerint ha egy vállalkozásnak vannak már kialakult folyamatai, akkor érdemes olyan rendszert keresnie, ami a cégre jellemző sajátos feladatokat a lehető legpontosabban le tudja fedni. Ezen felül a választott rendszerben legyen fejlődési és kiterjesztési lehetőség. Minden cégnek az a célja, hogy egyre nagyobb legyen, és egyre sokrétűbb. Hamar könnyű egy rosszul megválasztott rendszert kinőni, és onnantól rémálom lesz a sok külön rendszer kezelése.
