A Microsoft Excel programja évtizedek óta töretlen népszerűségnek örvend, hiszen látványos adatkezelést biztosít számtalan felhasználási területen. Tény, hogy a táblázatkezelőnek rengeteg hasznos funkciója van, a vállalkozások megváltozott ügyviteli és adminisztrációs igényeire azonban már léteznek jobb megoldások. Öt érv, hogy miért érdemes (cégmérettől függetlenül) lecserélni a táblázatokat adatbázisokra.
Egy vállalkozás a táblázatok (és a papírdokumentumok) végtelen tárháza lehet, ezek kezelésében a Microsoft Excel programja az egyik legismertebb eszköz. Az Excel segítségével munkafüzetek hozhatók létre, amikből többféle diagram és kimutatás készíthető egymásra utaló funkciókkal és függvényekkel. A táblázatok felhasználási lehetőségeinek száma végtelen, hiszen bármit vezethetünk bennük: forgalmazott termékeket és szolgáltatásokat, teljes készleteket, értékesítési és pénzügyi adatokat, munkatársakhoz köthető adatokat vagy céges rezsit.
Tény, hogy táblázatoknak megvan a maguk funkciója, és nagyon hasznosak tudnak lenni bizonyos esetekben, de ha az üzleti adatok rendszerezéséről, bemutatásáról és elemzéséről van szó, nehézkesek, időigényesek és végső soron lássuk be, nem hatékonyak. Miért? Mert sok időt és energiát igényel a folyamatos adatrögzítés, mert az adatok nem kommunikálnak egymással és mert a munkatársak képtelenek közösen dolgozni egy táblázatban.
Tagadhatatlan tények az Excellel kapcsolatban
1. Folyamatos hibafaktor az adatok kezelésében
A táblázatok különböző cellái arra szolgálnak, hogy a beírt számokat képletekbe helyezve, más cellák függvényeivel együtt kezelve, információkat nyerjünk ki az adathalmazból. Az idő múlásával, ahogy egyre több adatot írunk be a táblázatba és egyre több függvényt hozunk létre, egyre nő a hibalehetőségek száma.
Ezeket vedd figyelembe mielőtt ügyviteli rendszerre váltasz!
Egyre égetőbb kérdés, hogy hogyan lehet a meglévő céges folyamatokat automatizálni, egyszerűbbé és átláthatóbbá tenni. Az óra ketyeg, a költségek folyamatosan emelkednek, a kiadások visszaszorítása életbevágó lehet. Kezdj el felkészülni az online ügyviteli rendszer bevezetésére!
2. A táblázatok nem fejezik ki jól az adatkapcsolatokat
Ha nem egyetlen Excel-fájlban tárolod az összes információt (nem), a program nem lesz képesek összetett kapcsolatot kifejezni az adatok között. Tehát, hiába van egy táblázatod a készletben lévő termékekről, egy másik az értékesítési adatokról és egy harmadik a kiadott árajánlatokról, vagy a küldött számlákról, az információk az egyes fülekben maradnak, ezek között semmiféle relációt nem tudsz kimutatni. (Ha csak nem készítesz egy újabb táblázatot.)
Ezzel szemben az adatbázisban csak a nyers adatok tárolódnak, a számításokat és kimutatásokat mindig aktuálisan generálhatod, a rendszer mazsolázza ki a meglévő adatokból a kért információkat. Az adatbázisban kimutatható, hogy egy adott ügyfélnek mekkora értékben értékesítettél termékeket vagy szolgáltatásokat egy adott időszakban, mekkora volt a profitod, és mekkora jutalékot fizetsz ezután az alkalmazottnak.
3. A táblázatokhoz egyszerre több felhasználó nem férhet hozzá
Az olyan asztali alkalmazások, mint a Microsoft Excel, nem engedik meg egyszerre több felhasználó hozzáférését, ezeket nem a párhuzamos használatra tervezték. Ezzel szemben az adatbázisban (jogosultságtól függően) több felhasználó is hozzáférhet ugyanahhoz dokumentumokhoz, így könnyebben tudnak együtt dolgozni, és képesek lesznek kevesebb munkával egymáshoz kapcsolódó dokumentumokat kezelni. A rendszerek ráadásul mindent nyomon követnek, így láthatóvá válik, hogy melyik munkatárs mikor mit módosított.
Összehangolt rendszerekkel lehet csak sikeresen tervezni – BConsulting Kft.
A BConsulting Kft-ről beszélhetünk úgy, mint az egyik kiemelt partnerünkről, de akár úgy is mint a digitális átalakulás úttörőjéről, elsőszámú követendő példájáról. A vállalkozás az egyik legkreatívabb szereplője a magyar biztonságtechnikai piacnak. Innovációs képességük követendő
4. A táblázatok nem méretezhetők
Az adatbázisok egyik kolosszális előnye, hogy képesek együtt nőni a vállalkozásokkal, míg a táblázatok nem teszik lehetővé a méretezhetőséget. Ha a szervezet adatigénye nő, a táblázatok nehézkessé, lassúvá és kezelhetetlenné válnak.
5. Folyamatos, távoli elérés
Amint azt a világjárvány megmutatta, az adatokhoz való távoli hozzáférés ma fontosabb, mint valaha. Azok a vállalkozások, akiknek adataik már online elérhető adatbázisokban voltak, sokkal könnyebben kezelték a megszorításokkal járó változásokat, mert az alkalmazottaik egyszerűen hozzáférhettek a munkájukhoz szükséges adatokhoz.
Kijelenthető, hogy az adatbázisok hasznosabbak a táblázatoknál?
Kijelenthető, hogy egy mikro, -ki és középvállalkozások ügyvitelének kezelésében az adatbázisok jóval hatékonyabban működnek a táblázatoknál.
Az adatbázisok szinte korlátlan mennyiségű adatot tárolhatnak, míg a táblázatok kapacitása véges. Az adatbázisokat egyszerre több felhasználó is használhatja, lehetővé téve az együttműködést és munkák hatékonyabb elvégzését. Mivel az adatbázisok automatizmusokon alapulnak, kicsi az esélye a véletlen adatsérülésnek. És ami a legfontosabb, az adatbázisok a hét minden napján és minden órájában elérhetővé teszik az adatokat a felhasználók számára az interneten keresztül. Minden adatot azonnal megkapnunk, még csak keresnünk sem kell.
