Filmes esettanulmány – Minél hamarabb rendszerben kell dolgozni!

Amikor olyan ügyféllel készítünk esettanulmányt, aki használja a rendszerünket Számlázz.hu fiókja van és érti a számlaiktatás jelentősségét, egészen futurisztikus élményünk lesz. Imádjuk az automaztizmusok kihasználását, az adminisztrációs idő ilyen intelligens megspórolását. Mindenki számára nyitott a lehetőség, de egyelőre kevesen értik, hogy mennyit ad. A QUiCKkel közös  interjúnk egy kis részlete következik. 

Kezdjük az elején, hogyan állsz általánosságban a digitalizációhoz?

IT-ból jövök, és az ottani szakembereket a “lustaság” jellemzi, mindent automatizálnak, hogy minél kevesebbet kelljen alacsony hozzáadott értékű dolgokkal foglalkozniuk. Ezzel a mentalitással kezelem a vállalkozásomat én is: például ma már vágtam videót öt órán keresztül, és tök jó, hogy erre nemcsak három óra jutott, mert mondjuk még számlákat kellett volna rögzítenem a maradék időben

Az adminisztrációban milyen feladatok mentek döcögősen a rendszerek bevezetése előtt?

A legnagyobb problémámat az árajánlat jelentette, mert sokszor azt látják először az ügyfelek. Amikor kft-vé váltam, az egyik cél az volt, hogy az ismeretlen cégvezetők is komolyan vegyenek. De hogyan vegyenek komolyan, ha gagyi árajánlatokat küldök, vagy ha hiba van benne? Mert a másik probléma, hogy a manuális folyamatokban rengeteg a hibázási lehetőség. A pénzügyekre korábban exceleket használtam, ami nagyon megterhelő volt a számítási hibák miatt. Emiatt sokszor félbe is akartam hagyni őket.

Nemcsak a QUiCKet használod a Számlázz.hu PARK eszköztárából, hanem az Innonestet is: mit tartasz ott a legnagyobb előnynek?

Azt, hogy akkor működik jól, ha rendszerben gondolkodunk. Most már sokkal gyorsabban és könnyebben tudok felmérni egy munkát, mert sikerült sablonizálnom a folyamataimat. Például alapvetően mindent napidíjban számolok, de ki kellett találnom, hogy mi van, ha egy kamerával megyek, ha csinálok interjút, ha világítani kell, vagy ha két kamerával megyek.. Ez nagyon jól “összekattintható” az Innonestben, és követhető is. Ezen kívül fontos volt számomra, hogy minél kevesebb kattintással jussak el a végeredményig. És erre is tökéletes: 

Bejön egy email, az alapján elkészítem az árajánlatot. Ha elfogadják, az árajánlatból munkalapot csinálok, ahol a későbbiekben követem az adott projekt részleteit. A munkalapot pedig a számlázáshoz használom a projekt zárásakor.

Mennyi időt takarítasz meg azzal, hogy digitalizáltad és automatizáltad a folyamataidat?

Heti szinten öt órát átlagban. De nemcsak ez a csoda, hanem hogy rendszerre kényszerített: például az árajánlatnál ne bűvészkedjek, hogy mit érzek, ez mennyi legyen, hanem kitaláltam előre, hogy mi mennyibe kerül, és az annyi lesz a Télapónak is, és a Krampusznak is. Én legalábbis kisvállalkozóként nem bonyolítom az életemet kedvezményekkel, mert a lejtő felé visz. De az, hogy kialakítottam a saját szabályaimat, ez gyorsította meg valójában az árajánlatadást.

Plusz ezzel megspórolom a hibalehetőséget is. Amikor először csináltam árajánlatot, az volt a félelmem, hogy mi van akkor, ha az ügyfelem, aki ugye már sok árajánlatot kapott, ránéz, és azt mondja, hogy “hát aki ezt készítette, semmit nem ért hozzá”. Az Innonest nagy könnyebbséget ad ezekkel kapcsolatban, így én koncentrálhatok a tartalomra.

friss

közösség

További érdekes bejegyzések