A BD Cool Kft. 2011-ben indult, nagyvállalatok partnereként ipari hűtéstechnikai berendezések üzemeltetésével és karbantartásával, egyedi hűtőberendezések tervezésével foglalkozik. A főként alvállalkozókkal együttműködő cég története több szempontból is kifejezetten tanulságos.
“A nagy volumenű munkákhoz alapos tervezés szükséges, aminek az ügyviteli hátterét ma már száz százalékban az Innonest adja. Hogy csak néhány aktuális példát említsek: a kiszámíthatatlan és főként megnövekedett beszállítási határidők miatt nehéz kalkulálni az anyagköltséget és átlátni a készletet, ami nélkülözhetetlen például az árajánlatok kiadásánál. A pénzügyi modul segítségével pedig naprakészek tudunk lenni ÁFA és likviditást illetően” – kezdi a beszélgetést Lőkös Gábor, a cég képviselője, aki további előnyként sorolja, hogy bár napi szinten mindössze ketten dolgoznak az ügyviteli programban, hatékonyan viszik a robosztus adminisztrációs és ügyviteli folyamatokat és kezelni tudják a humánerőforrás hiányát.
Átalakulás
“Innonest használata előtt a munkafolyamatok problémásak voltak, manuális excel táblákban szerkesztett módon nyomtattuk a munkalapokat és vezettük a pénzügyi nyilvántartást. A fő problémát a dokumentumok követhetetlensége és a hatalmas adathalmaz kezelése okozta. Nehéz volt visszakeresni bármit, hiába voltak deklarálva a szabályok, hogy mit, hogyan nevezünk el, egyszerűen nem működött. Kellett a változás.” – emlékszik vissza Lőkös, hozzátéve, hogy az átállás korántsem volt zökkenőmentes.
Az alapító tulajdonosok régi módszereit, jól bevált metódusait csak nagyon lassan lehetett elhagyni a cégben. A “papírra dolgozást” fokozatosan leváltották az excel táblák, később elérkezett az idő az offline számlázó programhoz, majd ezt követte az online számlázó és szépen lassan eljutottak az Innonesthez. Lőkös szerint az új irányok bevezetését segítette a tény, hogy a változásokkal egy időben a cég is elkezdett növekedni, a tulajdonosi kör pedig belátta, hogy az online ügyvitel használata növeli a hatékonyságot.
Választás
Az adminisztrációs rendszer kiválasztásánál a fő szempont az integrálhatósága mellett a szoftver szolgáltató hozzáállása volt. “Az Innonest üzletpolitikája nem az, hogy ha valamit kérünk azt azonnal beárazzák, hanem először átgondolják, hogy az ötletünk kinek lehet még hasznos. Ha több ügyfelet is érint a javaslatunk, azt térítésmentesen integrálják a rendszerbe. Az Innonest így tapasztalati úton, természetesen fejlődik, funkcióban és integritásban is jobbá válik, az a cég pedig, aki “besegít” az ötleteivel, hatékonyabban tud dolgozni a fejlesztésnek köszönhetően. Szerintem ebben is elég egyediek. “
Lőkös elmondta, hogy az Innonest előtt több programot is kipróbáltak, így open ERP és OPEN CRM rendszereket is, de ezek túl komplexeknek, szükségtelenül bonyolultnak bizonyultak, és még valamit nem tudtak. Lőkös szerint a bonyolultság mellett szinte lehetetlen volt a kezelésük is, hiszen hiányos magyar felülettel rendelkeztek, így az idegen nyelvű munkavégzés a cégüknél, – mint ahogy sok más magyar cégnél is – problémát okozott.
“Hosszan tudnám sorolni, hogy milyen elvárásaim voltak a ügyviteli rendszerrel kapcsolatban. Összességében azért választottuk az Innonestet, mert a folyamatosan előjövő igényeket és problémákat ez a csapat oldja meg a leghamarabb és kapom meg a lehető legrövidebb időn belül az adott funkciót vagy javítást. A mai napig!”
Integritás és időhatékonyság
A megkereséstől a számlázásig a munka a klasszikus metódusban zajlik a cégnél. Telefonos egyeztetés és szükség esetén terepszemle után elkészítik a pontos árajánlatot majd annak elfogadása után megrendelik a szükséges termékeket. (ha azok nincsenek raktárkészleten.) Amikor minden összeállt és elfogadásra került, a projektet továbbítják a kivitelező szakembereknek. Ők napi szinten dokumentálják a munkáikat és aláíratják a helyszínen lévő feletteseikkel. Ha mindenki látta és rendben találta a dokumentumokat, a projektet befejezettnek jelölik, a munka számlázásra kerül és már csak az összeg beérkezésére várnak. Ha beérkezett az összeg, kifizetett státuszba kerül a projekt.
Milyen segítséget nyújt az online ügyvitel ebben a folyamatban?
“Az Innonestben lehetőség van a számlák kötegelt kezelésére és naprakészen tartására mid a kintlévőség, mind pedig az ÁFÁ-t és a kifizetéseket illetően. Mindig látjuk, hogy a számlázott e-munkalapok eljutottak-e a partnereink felé, látták-e és átvették-e azokat. A rendszer jelzi, ha az ügyfelek elfogadják és ellátják a dokumentumainkat az aláírásukkal, legtöbbször innen tudjuk, hogy számlázhatjuk az elvégzett munkát. Raktározás szempontjából a bejövő számlákból készített bevételezés fontos számunkra.
Láthatjuk az aktuális készletet is, így könnyebben, okosabban gazdálkodunk a javítási munkálatoknál. Nem megyünk el beszerzési körútra, ha tudjuk, hogy az adott tételből van még a polcon.”
Lőkös szerint a rendszer egyik legnagyobb előnye, hogy a terepen dolgozók azonnal fel tudják vinni a munkalapra a pontos alkatrész típust akár megjelenített árak nélkül, illetve tudják kezelni a munkaóráikat is: megjelölhetik, hogy az adott problémával, munkával mennyi időt töltöttek el. “Ezek az adatok befolyásolhatják az árképzésünket is, hiszen a kimutatásokban tisztán látszik, hogy melyek azok a munkafolyamatok, amelyekre több időt kell szánni.” – emeli ki a szakember.
Órában kifejezve sokat spórolunk az Innonesttel. Mivel az egész rendszer kulcsa az automatizálás, nem kell kétszer felvenni egy információt vagy adatot, nem kell keresni a dokumentumokat, az ügyfeleket. Minden ott van egy minden lépést figyelő, nyomon követhető rendszerben. Ügyfeleink is szeretik, hogy ezt a rendszert használjuk, mert minden sokkal gyorsabban megy.
Ha például valamit pótlásban kérnek, nem kell keresgélni, egy kattintással kiküldöm nekik újra, ráadásul látja a raktár is, nincs vele több adminisztráció. Amit régen több ember csinált, ahhoz most kevesebb is elég. A Non-stop eléréssel pedig mindig naprakészek tudunk lenni.
Lőkös szerint az online adminisztrációra való átállást meg kell tervezni, ki kell találni és le kell írni. Látni kell, hogy hogyan működik a folyamat jelenleg, és hogyan fog működni akkor, mikor adaptálni szeretnénk az adminisztrációs rendszerbe. Szükséges a Lean menedzsment jellegű szemlélet, gondolkodásmód. A BD Cool Kft. folyamatosan alakít és finomra hangol, így az Innonesttel együttműködve saját bevallásuk szerint is elérik a szinte “tökéletes” rendszert.
