Szervezetfejlesztési szempontból talán soha nem voltak olyan előnyös helyzetben a vállalkozók, mint ma. Minden lehetőségük megvan arra, hogy kiválóan használható, hatékony rendszerekben működtessék a cégüket. Amikor vállalkozást indítasz és online rendszert választasz, emlékezz erre a három tanácsra!
Mindegy, hogy az első vagy a harmadik vállalkozásod alapítását tervezed, mindig alaposságot igénylő folyamat mentén kell haladnod, míg végül elküldheted az első árajánlatodat a megrendelőnek. A folyamat mindvégig stresszes, mert sokszor kell jól döntened ahhoz, hogy kisebb malőrök ellenére is hatékonyan tudjon működni a rendszer.
Többek között oda kell figyelned az alkalmazottakhoz kapcsolódó adminisztrációra, az ügyfelekhez kapcsoló adminisztrációra, a pénzügyi és banki adminisztrációra, a vállalkozás működtetésével kapcsolatos szolgáltatásokra (irodabérlet, telekommunikációs szerződések, stb.), a könyvelésre, és a jogi előírásokra.
Fő a nyugalom!
A digitális technológiákat választó cégek egyik sajátos ismertető jegye egyfajta éteri nyugalom és rendezettség. Mivel kevesebbszer hibáznak, kevesebb stressz éri őket. Jóval kevesebbszer kell jól dönteniük, mert a rendszerek komplex megoldást nyújtanak, csalhatatlanok és automatizáltak.
A szolgáltató szoftvereknek köszönhetően ma már jóval gazdaságosabban és hatékonyabban üzemeltethető egy cég, jó példa, hogy ma már nem kell minden egyes adminisztratív területre külön munkatársat alkalmazni. Az automatizált okosrendszerek tudják a dolgukat, a te felelősséged EGY döntés, a céged számára tökéletes kiválasztása.
Mit tudunk?
Korábban minden egyes feladathoz külön munkatársat kellett felvenni, akik a saját területükön segítették a vállalkozás olajozott működését. Külön munkatárs készítette elő a könyvelési anyagot, más ellátta a titkári feladatokat, szükség volt rendszergazdára, aki beállította a tűzfalat és még sorolhatnánk. Mindenre külön emberi erőforrást kellett biztosítani, ami sok hibalehetőséggel járt és igencsak költséges volt. Az apparátust azonban el kellett tartani, mert máshogy nem maradhattak versenyképesek.
Ma már nincs szükség nagy és bonyolult apparátusra, a szoftverek segítségével miden könnyen és átláthatóan kezelhető, ráadásul a használatukkal spórolhatnak is a vállalkozók. (gyorsabb feladatvégzés, hibákból származó bevételkiesés elkerülése, kimutatásokon alapuló döntéshozatal)
Akkor működik hatékonyan az adminisztráció, ha az adatok és az információk összefüggnek, közös adatbázist használnak és minden kimutatásba bevonhatók.
Egy helyen kezelheted a dolgozói nyilvántartást, a jelenléti ívet, a távollét nyilvántartót, és munkaórákat, az ügyfelekkel kapcsolatos összes eseményt, dokumentumot, létrehozhatsz privát ügyfélfiókot, ügyfélkedvezményeket adhatsz, számlázhatsz a rendszerből, kategorizálhatod a kiadásokat a bevételeket, státuszokat adhatsz minden tranzakciónak, iktathatod a dokumentumokat és még több tíz olyan funkció áll a rendelkezésre, ami jócskán megkönnyíti a mindennapokat.
Ezt a három tanácsot fogadd meg!
Megkérdeztük három ügyfelünktől, hogy mit tanácsolnak azoknak, akik most indítanak vállalkozást. Itt a tételmondat az, hogy az átgondolt szervezetfejlesztési törekvések nagyban hozzájárulnak a vállalkozás sikerességéhez. Vagyis:
-
A vállakozásindítást muszáj megtervezni. Sokan elfelejtik, nem hisznek benne vagy elsodorják az események, pedig ezt a pontot nem érdemes átugorni. Ki kell találni és le kell írni “papírra”, hogy működjön a folyamat. Igen, szükséges a Lean menedzsment jellegű szemlélet és gondolkodásmód.
-
A legjobb, amit egy kezdő vállalkozással tehetünk, hogy alaposan mérlegelve olyan adminisztrációs rendszert választunk, ami bővíthető és kényelmesen használható. Olyan rendszert érdemes választani, ami tevékenységi körhöz tartozó feladatokat a lehető legpontosabban le tudja fedni.
-
Ha már ismerünk egy megbízható és bevált online rendszert, érdemes az ökoszisztémájába tartozó egyéb szolgáltatások között keresgélni. Nagyon fontos, hogy a különböző rendszerek képesek legyenek együttműködni. Ezen felül a választott rendszerben legyen fejlődési és kiterjesztési lehetőség. Hamar könnyű egy rosszul megválasztott rendszert kinőni, és onnantól rémálom lesz a sok külön rendszer kezelése.
