A hét fős High Security Kft. 2001 óta foglalkozik biztonságtechnikai és informatikai hálózatok kiépítésével és karbantartásával. A vállalkozásban mára nullára csökkentették a papír alapú dokumentumok felhasználását, munkalaptól a számlázásig online végzik az ügyvitelt. Hogyan történt a folyamat és milyen pozitív járulékos hatásai vannak? Az esettanulmányból kiderül.
A High Security Kft. egy klasszikus magyar kisvállalkozás, napi szinten több komplex feladattal kell megbirkozniuk: kezelni a régi és új ügyfelek műszaki, pénzügyi és adminisztrációs problémáit, az új megkeresésekre árajánlatokat kiadni, terveket, pályázatokat készíteni, a kivitelezéseket vezetni és ellenőrizni. A vállalkozás vezetője felismerte, hogy valós időt nyerhet ha automatizálja a folyamatokat, valamint, hogy a papíralapú dokumentumok elhagyása közvetve és közvetlenül is növeli a cég presztízsét.
“Korábban klasszikus átírótömbös munkalapot használtunk annak minden hátrányával és előnyével együtt. Bár így visszagondolva előny nem nagyon jut eszembe. Betelt, elveszett, olvashatatlanná fakult a másodpéldányon a tinta, a másik szervizes kocsiban maradt, szinte mindennapos probléma volt, hogy a munkalap nincs ott a helyszínen amikor kellene” – kezdte a papír alapú munkalapokkal kapcsolatos nehézségek sorolását Hersics Zoltán, a High Security Kft. ügyvezetője.
Problémát jelentett, hogy az eltűnés miatt későn, vagy sosem lett kiszámlázva a benne dokumentált munka, vagy ha mégis kiszámlázásra került, akkor csak nagy késéssel, ami miatt gyakran mentegetőzniük kellett az ügyfél előtt. „Tartok attól, hogy ez bizonyos esetekben presztízs vesztéssel járt.” – mondja Hersics, aki hozzáteszi, hogy az egyes munkalapok visszakeresése önmagában is munkaerőigényes tevékenység volt a cégnél, más feladatok elvégzése elől – akár az ügyfélkapcsolatok ápolása elől – vonta el az értékes időt.
A cég számára további gondot okozott, hogy a számlázás és a bevételek beérkezése más ütemben zajlott. “Az Innonest előtt a hét egyik napján – amikor már elegendő mennyiségű munkalap gyűlt össze – az egyik vezető felderítette az iroda különböző helyein lévő munkalaptömböket és elkezdte a munkalapokat dekódolni ( a helyszíni kézírás megfejtése nem is mindig egyszerű feladat..) majd telefonon egyeztetett a kitöltő személlyel és az ügyféllel, ha minden tisztázódott és az ügyfél kérte, elküldte a bescannelt munkalapokat, és átadta az adminisztrációnak számlázásra. Itt újabb személynek kellett értelmeznie a munkalapokat és az alapján megírni a számlát.” – vázolta fel a korábbi adminisztrációs folyamatot Hersics, hozzátéve, hogy a feladatok nyomon követése és a szerviztörténetek kibogozása is lassan haladt.
Az Innonest előtt az ügyfelek és rendszereik adatai a számlázó programból és különböző Excel táblázatokból voltak összeolózhatóak. Ezeket egy idő után képtelenség volt kezelni.
A megfelelő rendszer kiválasztása
Előbb-utóbb a cégek nagy része áttér a digitális ügyvitelre, a High Security Kft.-nél a digitalizációs folyamatot egy elnyert pályázat gyorsította fel. “Egy nagyobb hazai állami cég több rendszerének javítását, karbantartását nyertük el és ezzel a munkával kapcsolatban olyan nagy mennyiségű munkalap, kapcsolati adatok és az új rendszerek műszaki adatai keletkeztek, amiket manuálisan már nehéz lett volna hatékonyan kezelni. Itt a kézi munkalap túl “kispályás” lett volna az ügyfél előtt.” – fogalmazza meg Hersics.
A cél, a kézi papír alapú munkalap kiváltása egy komplexebb digitális rendszerre, egyszerűsíteni a munkalaptól a számlázásig tartó folyamatot, pontos nyilvántartást vezetni a rendszerekről és azok előéletéről, ügyfél adatokról, kapcsolati személyekről.
Hersics elmondta, hogy bár tudták mit keresnek, őket is meglepte az adminisztrációs és ügyviteli rendszerekben található számos hasznos funkció. “Alaposabban négy rendszert néztünk meg, és tény, hogy nem volt könnyű a választás, főleg úgy, hogy ez volt az első ilyen rendszerbevezetésünk. A napi munka során felszínre került gyakorlati problémák alapján mi magunknak ugyan megfogalmaztuk a rendszerrel szemben elvárt igényeinket, ám amikor utánanéztünk az elérhető funkcióknak és szolgáltatásoknak rájöttünk, hogy sok olyan hasznos funkciót tartalmaznak, amire mi nem is gondoltunk. A kiválasztást nehezítette az egyes gyártók megoldásainak egyszeri árai és a havi díjai közötti nagy különbség is.” – emelte ki a cégvezető.
Végül a hasonló méretű, de más iparban dolgozó, hasonló problémákkal viaskodó baráti cégektől kapott ajánlás alapján találták meg az Innonestet, ami a választható funkciókban és a hozzátartozó költségekben a legjobb megoldásnak bizonyult.
Innonest jelen
A High Security Kft.-ben jelenleg az Innonest munkalapot, a szerviztörténetet, az egyéb munkavégzési dokumentumokat, például a teljesítési igazolást, az ügyfélkaput, az árajánlatot, az ügyfelek adatainak nyilvántartását és a rendszer nyilvántartást használják. Az adminisztrációs feladatokat, a munkalaptól a számlázásig már jól összehangolódtak, a rendszerek karbantartásának felvitele lesz a következő lépés.
“A korábbiakhoz képest felpörögtek az események. A munkát végző kolléga megírja a munkalapot az Innonestben, ezt a vezető beárazza és elküld az ügyfélnek a rendszerből. Ha az ügyfél nem írta alá azonnal, de nincs reklamáció, akkor 5 nap után automatikusan kiszámlázzuk, ha aláírta, akkor azonnal küldjük neki a számlát.” – meséli a folyamatot Hersics.
A vállalkozás minden munkatára megtanulta az Innonest használatát: „könnyen kezeljük, sőt, figyelemmel kísérjük és várjuk is a frissítéseket, mert mindig beesik egy-egy olyan fejlesztés a sok közül, ami a mi munkánkat is megkönnyíti. Arra is volt példa, hogy a mi felvetett igényünk is bekerült egy későbbi frissítésbe. „- hangsúlyozta az ügyvezető.
Összességében sok időt spórolunk az Innonesttel, bár ezt még nem számszerűsítettük. Sokat jelent a rendezettség, a könnyű visszakövethetőség, az adatok egy felületen történő elérhetősége és a kényelem, valamint, hogy bárhonnan tudjuk használni, pl. home office vagy külső helyszíni munkavégzés esetén.
Hersics Zoltán
