Bérelhető online titkárnő?!? – 1. rész – Az árajánlat

A ma túlterhelt szakemberének két dolog hiányzik az életéből: minimum egy szakképzett munkatárs és egy precíz titkárnő. Szakképzést nem vállalunk, de titkárnőre van alternatívánk. Sorozatunk első része az árajánlatokkal foglalkozik.

Az egész napos helyszíni szemlék után este kiküldött árajánlatokban szinte kódolva vannak a hibák. Jól jönne egy munkatárs aki segít adminisztrálni? Úgy érzed, hogy az árajánlatok megírásával indokolatlanul sok időd megy el a napi munkából? Megint elfelejtetted kiküldeni? Egyre több az ügyfelektől érkező hívás a pontatlan ajánlatok miatt? Ha már az elején macerás, mit várhat el az ügyfeled az elvégzett munkával kapcsolatban? Jó munkával, de rossz kommunikációval a felére redukálódhat az ügyfélköröd.

Minden üzlet egy árajánlattal indul. Legyen szó egyéni vagy kisvállalkozásról, fontos, hogy az árajánlat gyors, pontos és precíz legyen. Egy irodában ülve is időigényes elkészíteni egy többtételes ajánlatot, ha vállalkozó felmérni is jár, bonyolódik a helyzet.

Az Innonest egyik hatalmas előnye, hogy bárhonnan elérhető és minden adatot csak egyszer kell rögzíteni benne, ezután szinte automatikusan generálja az esztétikailag, formailag és tartalmilag tökéletes ajánlatot. Kezdőként talán kicsit több időre lesz szükséged ahhoz, hogy átlásd a rendszert, de hidd el, hogy megéri belemerülni, mert már rövid távon is nagyon sok segítséget fog adni! Tekints az Innonestre úgy, mint egy titkárnőre, figyelmeztet, rendszerbe tesz és felpörgeti az eseményeket.

1. Kattintással kitölthető partneradatok

Az első sarokpont, ahol időt spórolsz az árajánlat címzése. Teljesen mindegy, hogy új partnernek szeretnéd küldeni az árajánlatot, vagy már dolgoztál vele, ha elkezded beírni a cég nevét, a harmadik karakter után kilistázza a lehetőségeket és kiválasztás után automatikusan behúzza az árajánlatba a cégadatokat. Ennél a mozdulatnál máris rögzítésre került az adószám, a telephely, a cégnév.

Ha megtaláltad az ügyfelet a rendszerben, érdemes egy kattintással felvenned a partnerek közé, mert így minden vele kapcsolatos információt, dokumentumot és számlát egy helyen tárolhatsz, a partnered profil adatlapján. Az ügyféltörzs segítségével automatizálhatod a kitöltési folyamatokat.

Ha egyszer beállítod a partnerhez az általános szállítási módot, feltöltöd a telephelyekhez tartozó szállítási címeket és megadod a kapcsolattartókat, az ajánlat címzésénél többé nem kell használnod a klaviatúrát, legördülő listából választhatod ki a kívánt opciókat.

Az ügyféltörzsben mindezen túlmenően beállíthatjuk a céghez tartozó árkategóriákat, az egyedi kedvezményeket, de itt láthatjuk az összes neki kiállított munkalapot, számlát, ticketet és feladatot is. Az ügyféltörzsről bővebben itt olvashatsz.

2. Termékek, szolgáltatások hozzáadása

A termékek és szolgáltatások kiajánlása az ügyféltörzshöz hasonlóan működik, tehát ha elkezdjük beírni a termék vagy szolgáltatás nevét, egy kulcsszót, egy kifejezést a leírásból, vagy a termékazonosítót, a rendszer kilistázza és kiválasztás után automatikusan betölti az árajánlatba. Vonalkódolvasós beolvasásnál egy csippantás az egész. Itt azonban nem áll meg a tudományunk!

A behúzott termékek és szolgáltatások beszerzési árát a rendszer automatikusan kezeli a terméktörzsben megadott adatok alapján, de minden árajánlatnál egyedi árat, kedvezményt is megadhatsz.

Az árajánlatból készített számla készletet is kezel, amivel nagy mértékben csökkenthető az adminisztrációs idő.



Lehetőséged van arra, hogy bizonyos tételeket és szolgáltatásokat csoportosan kezelj. A tétel sablon lényege, hogy azokat a tételeket, amiket egy-egy esedékes karbantartáskor, szervizkor, ellenőrzéskor, szereléskor általában felviszel a munkalapra, azokat a tétel sablonok használatával – egy kattintással -be tudd rakni az árajánlatba, vagy bármelyik munkadokumentumba. Tipikusan ilyen a több összetevős telepítési díj, kiszállási díj, munkadíj.

3. Mindenkire gondoltunk!

Azon túlmenően, hogy beállíthatod az árajánlat elrendezését és színvilágát, kirakhatod rá a logódat, a bélyegződet és elhelyezheted rajta a kiemelt partnereid logóit (a láblécben), több hasznos beállítással is az igényeidre szabhatod.

Egyedi beállítások

  • Mutasson-e termékképeket, és ha igen, mekkorát
  • Megjelenítse-e a Áfa értéket,
  • Szummázza-e a tételek összegeit a végösszegnél vagy sem

    – Előnyös, ha egy árajánlatban többféle díjcsomagot ajánlasz ki

Folyamatban tart

Az Innonest egyik különlegessége, hogy az elkészült árajánlatot többféle módon tudod kezelni és kiegészíteni.

  • Megnézheted az árajánlat adatlapját
  • Klónozhatod, így készíthetsz például munkalapból árajánlatot vagy másolatot
  • Aláírhatod digitális aláírással, ami után már nem módosítható az ajánlat
  • Számlázhatod helyből a Számlázz.hu-val
  • Elküldheted e-mailben, további mellékletek csatolásával
  • Csatolhatsz bármilyen egyéb fájlt is
  • Beállíthatod, hogy az árajánlatot projekthez, feladathoz, tickethez csatolod, esetleg megjelenítheted a naptárban hogy mindig szem előtt legyen, hogy mikor állítottad ki.


Apróság, de nagyon hasznos, hogy az Innonestből küldött leveleknél láthatod, hogy az ügyfél mikor nyitotta meg, és azt is, hogy ellátta-e már digitális aláírásával. Sorozatunk következő részében a munkalapokkal foglalkozunk majd!

További érdekes bejegyzések

Mit tud az Innonest kosár funkciója?

Az Innonest kosár funkciójának lényege, hogy a behelyezett eszközöket (termékeket és szolgáltatásokat) többféleképpen, csoportosan is tudjuk kezelni. A kosárba gyűjtött tételekből egy kattintással készíthetsz árajánlatot,

Tovább olvasom »